Tämä tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Riihivuoren Vuokramökit, Riihivuoren Huvilat Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.
1. Rekisterinpitäjä
Riihivuoren Huvilat Oy (y-tunnus: 3220705-7)
Ahomansikka 1, 40950 Muurame
Puh. 040 8253326
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jukka Seppänen
c/o Riihivuoren Huvilat Oy
Puh. 040 825 3326
jukka.seppanen@riihivuori.com
3. Rekisterin nimi
Riihivuoren Huvilat Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Asiakas- ja markkinointirekisterin henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen Riihivuoren Vuokramökit, Riihivuoren Huvilat Oy ja asiakkaan välillä.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin Riihivuoren Vuokramökkien varausten käsittelyyn, maksamiseen, laskutukseen ja maksujen valvontaan, palveluiden myyntiin, suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä asiakassuhteen hoitoon.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötiedot: nimi, sukupuoli, sähköpostiosoite, katuosoite, puhelinnumero, muut yhteystiedot
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
• palvelujen käyttämiseen liittyvät tunnistetiedot (esim. asiakasnumero, käyttäjätunnukset ja salasanat)
• asiakkuuden alkamisajankohta
• tunnistettuna asiakkaana tehtyjen ostojen tiedot (esim. ostot verkkokaupassa)
• palvelujen käyttö (esim. uutiskirjeen tilaaminen)
• rekisteröityyn kohdistetut edut ja kampanjat sekä niiden käyttö
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä (kuten reklamaatiot ja muut palautteet sekä asiakaspalvelupuheluiden tallenteet)
• Riihivuoren Vuokramökkien internet-sivuilla tapahtuviin toimenpiteisiin liittyvät tiedot
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
7. Mistä henkilötiedot saadaan?
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä järjestelmistä saatavista tiedoista.
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Riihivuoren Vuokramökit voi luovuttaa tietoja viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10.Henkilötietojen säilytysaika
Asiakas- ja markkinointirekisterin asiakastietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas varaa tai käyttää Riihivuoren Vuokramökkien palveluita tai tilaa uutiskirjeen. Asiakassuhde päättyy, kun asiakas ei ole 5 vuoteen käyttänyt palveluita tai pyytää poistamaan itsensä rekisteristä. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt asiakkaan palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 6 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta perustetta.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
11. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterin pitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde.
Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta) Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (yhteystiedot yllä). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä sekä täsmentämään riittävällä tavalla mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
• rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Riihivuoren Vuokramökit, Riihivuoren huvilat Oy | 040 825 3326 | vuokramokit@riihivuori.com
